Eine erfolgreiche Unternehmensnachfolge benötigt Zeit und gute Planung

14.050 ambulante Pflegedienste gab es in Deutschland zum Ende des Jahres 2017. Davon waren 9.243 Dienste inhabergeführt. 3.000 bis 4.000 ambulante Pflegedienste werden von Unternehmerinnen geführt, die aus der „Gründerzeit“ Anfang und Mitte der 1990er Jahre stammen und die sich von der Einführung der Pflegeversicherung haben inspirieren und motivieren lassen. Viele dieser Unternehmensgründer/innen wollen nun altersbedingt in Rente gehen.

Es ist in beiden Fällen so, ob Sie als Inhaber einen ambulanten Dienst alters- oder gesundheitsbedingt abgeben und veräußern oder als Interessent einen Pflegedienst übernehmen wollen, planen Sie genügend Zeit für den gesamten Prozess des Übergangs ein.

Was ist für den Inhaber und den Interessenten gleichermaßen wichtig?
Dass der Übernahmeprozess möglichst reibungslos und in Ruhe durchgeführt bei den Mitarbeitern und Patienten empfunden wird.

Eine Weitergabe unter Zeitdruck oder eine ungesteuerte Kommunikation, die schnell zu ungewollten Gerüchten führen kann, oder ein fehlender Übernahme- und Integrationsplan für die folgenden 6 Monate nach dem Ausscheiden des bisherigen Inhabers und vieles mehr können zu Verunsicherungen und Abwanderungstendenzen bei den Mitarbeitern führen.

Unzufriedenheit oder eine erhöhte Krankenquote der Mitarbeiter, mit der Konsequenz, dass sich dadurch wiederum die Überstunden bei anderen Mitarbeitern erhöhen, wären weitere mögliche negative Begleiterscheinungen.

Insgesamt gesehen belasten solche unnötigen Fehlentwicklungen die wirtschaftliche Entwicklung des laufenden Betriebs. Und, sie mindern den Wert des Pflegedienstes.

Somit ist eine frühzeitige Beschäftigung mit der Gestaltung des Übergangs notwendig und ein geplanter und kontrollierter Ausstiegs- bzw. Übernahmeprozess zu entwickeln, damit alle Beteiligten in diesem Umstrukturierungsprozess zufrieden bleiben, sowohl die ehemaligen Inhaber, die neuen Inhaber, Pflegedienstleitung, Mitarbeiter, Patienten, Angehörige, und nicht zuletzt Öffentlichkeit.

Ein Inhaber mit über 55 Jahren sollte sich mit der Frage beschäftigen, ob und was er in den nächsten Jahren mit und für seinen Pflegedienst plant und wie er sein Engagement und seine Tätigkeiten für die nächsten Jahre gestalten möchte.

Wenn seine Planung z. B. so aussieht, dass er mit 65 Jahren ausscheiden möchte (und nicht früher), so kann unter Umständen die Initiierung einer Seniorenwohngemeinschaft in Ergänzung zu seinem Pflegedienst zeitlich noch Sinn machen. Eine Inhaberin mit 60 Jahren, die in gut 15 Monaten ihren Pflegedienst abgeben möchte, wird sich vermutlich eher gegen ein neues Projekt entscheiden.

An einem weiteren Beispiel kann der Zeitbedarf und können die Phasen und Schritte dargestellt werden (siehe auch Schaubild).

Zirka eineinhalb Jahre vor dem geplanten Ausstieg sollten die ersten Gespräche mit einem Vermittler oder einer ins Auge gefassten möglichen Person für die Unternehmensnachfolge begonnen werden. Hier gilt unbedingt: strikte Vertraulichkeit bis zur Vertragsunterzeichnung!

9 Monate vor dem geplanten Ausstieg sollte die Konkretisierungsphase beginnen: Unterlagen werden zusammengestellt für eine Due Diligence Prüfung (Bewertung). Danach beginnen die Verhandlung über den Kaufpreis.

Ungefähr 6 Wochen vor dem geplanten Notartermin – nach Klärung aller relevanten Themen und Punkte – sollte die Pflegedienstleitung mit einbezogen werden, da häufig der neue Inhaber davon ausgeht bzw. damit rechnet, dass diese den Pflegedienst weiter pflegefachlich leitet. In der Regel will der neue Inhaber die Pflegedienstleitung oder das Leitungsteam vorab in einem persönlichen Gespräch kennenlernen – und umgekehrt natürlich auch.

Häufig bietet der neue Inhaber für die Pflegedienstleitung einen neuen Arbeitsvertrag an.

Mit der Vertragsunterzeichnung beim Notar wird der Verkauf oder der Kauf und die Unternehmensnachfolge juristisch gültig.

Direkt im Anschluss sollten Schritt um Schritt zuerst die Mitarbeiterschaft, die Patienten und dann die Öffentlichkeit gemeinsam durch den Verkäufer und Käufer informiert werden.

Bei den Pflege- und Krankenkassen und dem Landkreis muss der Inhaberwechsel angezeigt werden. Verträge müssen umgeschrieben werden.

Da für die Betriebsübernahme und -nachfolge rechtliche und arbeitsrechtliche Bestimmungen zu beachten sind, sollte dies durch einen entsprechenden Fachanwalt begleitet werden, der auch bei den Formulierungen hilft, z.B. bei den Informationen für die Mitarbeiter.

In dieser Zeit sollte auch der Integrationsplan für die nächsten sechs Monate nach der Übernahme aufgestellt werden, der in zwei Teile zu differenzieren ist:

• Teil 1 für die ersten drei Monate beinhaltet die Wahrnehmung vorhandener Abläufe und Prozesse und die Klärung dringender Fragen und Themen
• Teil 2 für den Zeitraum vom 4. bis zum 6. Monat beschreibt auch geplante Veränderungen durch den neuen Inhaber, z.B. eine Integration in das Servernetz, Umstellung des Namens des Pflegedienstes (wenn dies vertraglich so geregelt ist), Veränderung des QM-Systems, etc.

Zum Übernahmetermin findet in der Regel eine Verabschiedung des bisherigen Inhabers statt.

Mit dem Übernahmetermin sollte der neue Inhaber einerseits den bisher gewohnten Tagesablauf unterstützen, gleichzeitig die vorhandenen Abläufe, Strukturen und Themen wahrnehmen und in Ruhe prüfen. Veränderungen sollten mit Augenmaß und begründet erfolgen. Verschlechterungen für die Mitarbeiterschaft sind unbedingt zu vermeiden.

Wie der neue Inhaber die Pflegedienstleitung und die Mitarbeiterschaft in die Veränderungsplanungen einbindet und kommuniziert, ist maßgeblich für den erfolgreichen Übergang.

Nach ca. 9-12 Monaten nach der Übernahme kehrt in der Regel wieder „Normalität“ in den Pflegedienst ein.

Ein Beispiel für eine Abgabe/ Übernahme zum 01.01.2023:

 Eine kleine Checkliste mit einigen Fragen für den Inhaber und Interessenten:

Seitens des Inhabers eines Pflegedienstes sind u.a. folgende Fragen zu klären

• Wann will ich mich aus dem Pflegedienst zurückziehen?
• Wer (z. B. Tochter, Sohn, Pflegedienstleitung, Verwaltung) oder welche Organisation soll den Pflegedienst eventuell weiterführen? Und wer nicht?
• Was erwarte ich finanziell bei der Weitergabe des Pflegedienstes?
• Sind meine Unterlagen (Verträge, Dokumente aus Buchhaltung und Personalwesen) aktuell und ohne großen Aufwand zusammenstellbar?

Seitens des Interessenten sind u. a. folgende Fragen zu klären und zu entscheiden

• Wann will ich den Pflegedienst übernehmen?
• Ist die Frage der Pflegedienstleitung geklärt?
• Liegen alle relevanten Unterlagen für eine Due-Diligence-Prüfung vor?
• Ist die Finanzierung geklärt?

Für den bisherigen Inhaber und den Interessenten ist u.a. wichtig

• Besteht Übereinkunft über den Kaufpreis? Ist ggfls. ein Wertgutachten von einem neutralen Gutachter erstellt worden?
• Besteht Klarheit und Übereinkunft über die vertraglichen Inhalte und Bedingungen?
• Sind ein gemeinsamer Zeitplan und eine Absprache über die gemeinsame Kommunikation nach innen und außen vereinbart?

Strukturiert, transparent und mit genügend zeitlichem Vorlauf kann eine Unternehmensnachfolge für alle Beteiligten erfolgreich gestaltet werden.